HUISHOUDELIJK REGLEMENT (HR) WSV DE DAUWSTAPPERS EDEGEM vzw (versie 2023)

Artikel 1 – Algemene bepalingen

ü  De zetel van de vereniging WSV De Dauwstappers Edegem vzw is gelegen in het Vlaams Gewest. Het volledig adres van de vzw is als volgt 2650 EDEGEM, Hovestraat 161 B17

ü  Het huishoudelijk reglement (HR) is van toepassing in onverbre­kelijke samen­hang met de meest recente versie van de statuten van de vereniging, zoals die op de griffie van de Ondernemingsrechtbank Antwerpen afdeling vzw’s zijn neergelegd.

ü  De statuten en het HR zijn ter inzage op de maatschappelijke zetel van de vereniging.

ü  De vereniging is aangesloten bij Wandelsport Vlaanderen vzw en de Sportraad Edegem. 

ü  Clubvisie :

De vereniging streeft er naar al zijn leden samen te brengen om in een recreatieve, sportieve en kameraadschappelijke sfeer de wandelsport te beoefenen.  Er gelden geen beperkingen naar leeftijd, geaardheid, fysieke mogelijkheden of overtuiging.  Het bestuur engageert zich te zorgen voor een voldoende groot wandelaanbod en diverse clubactiviteiten. Onze leden behandelen elkaar en derden met het nodige respect.

                   

Artikel 2 – Leden

De vereniging bestaat uit :

ü  Raad van Bestuur : ten minste 3 bestuurders, welke in hun hoedanigheid van bestuurder verantwoordelijk zijn voor het dagelijks bestuur van de vereniging.

ü  Clubbestuur : de leden van de raad van bestuur en waar nodig aangevuld met ‘werkende leden’ van de vzw om de goede werking van de vereniging te garanderen.

ü  Werkende leden : de leden van de Algemene Vergadering (maximaal 25 personen).

ü  Toegetreden leden : de overige wandelaars.

 

Artikel 3 – Erelidmaatschap

ü  Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich jegens de vereniging bijzonder verdien­stelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur de titel van erelid verkregen hebben. Zij hebben geen verplichtin­gen meer jegens de vereniging ,maar zij hebben echter wel alle rechten van de leden.

           

Artikel 4 – Het lidmaatschap

ü  Mits voorafgaandelijk akkoord van één van de bestuursleden kunnen niet-leden bij wijze van kennismaking met de wandelsport en ons clubgebeuren 1x deelnemen aan een door de club georganiseerde groepswandeling. Daarna worden ze geacht lid te worden van onze wandelclub.

ü  De aanmelding als kandidaat lid gebeurt door het invullen en onder­tekenen van een inschrijvingsformulier of het online invullen op de website van het contactformulier, waarbij de volgende gegevens aan de secretaris worden verstrekt : naam, voornaam (voluit), adres, geboor­tedatum,  rijksregisternummer, tele­foonnummer en/of GSM nr. en e-mailadres.

ü  Het lidgeld kan elk jaar aangepast worden door de raad van bestuur.

ü  Het lidmaatschap eindigt op 31 december van het kalenderjaar.

 

     

Artikel 5 – GDPR - Wet op de privacy

ü  WSV De Dauwstappers Edegem vzw volgt de regels van de nieuwe wet op de privacy, waarvan de volledige verklaring kan teruggevonden worden op onze website.

ü  Portretrecht.  Foto's die op onze website staan kunnen niet door derden worden gedownload.  Indien er een individuele foto genomen is kan u, indien gewenst, deze laten verwijderen door een mailtje of telefoontje aan de secretaris.  Groepsfoto's komen niet in aanmerking voor deze regel. 

ü  Medische gegevens zoals diabetes en andere chronische ziekten worden enkel doorgeven als deze van belang zijn voor het welzijn van het lid.  Bijvoorbeeld : aangepast dieet op hotel, of in geval van ongeval het op de hoogte brengen van het medisch personeel.

 

Artikel 6 – Een veilige sportomgeving

WSV De Dauwstappers Edegem vzw engageert zich daarom om:

ü  Al haar bestuurders, aangesloten leden en vrijwilligers maximaal te beschermen door het afsluiten van de nodige verzekeringen via Wandelsport Vlaanderen vzw.

ü  Te streven naar een vereniging zonder discriminatie, agressie, pesten en seksuele intimidatie.

ü  Sportief gedrag hoog in het vaandel te dragen en verwacht dat ook van al haar leden.

ü  Mee te werken aan een fysiek veilige omgeving waarin elke lid zich veilig kan bewegen, met andere woorden zich te schikken naar de geldende wegcode.

ü  Een open sfeer te creëren waarin naar iedereen geluisterd wordt.

ü  Op een gezonde en medisch verantwoorde manier te sporten.

 

Artikel 7 – Rechten en plichten van leden

Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten:

ü  Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvan­gen.

ü  Zij hebben het recht deel te nemen aan de clubactiviteiten tegen een voordeliger tarief.

ü  Zij hebben het recht deel te nemen aan debatten en stemmingen in de ledenver­ga­deringen (overeenkomstig de statuten is het stemrecht tijdens de Algemene Vergadering  van de vzw enkel toegekend aan de ‘werkende leden’).

ü  Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Deze moeten schriftelijk, per mail of per post toekomen op het secretariaat van de club. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behan­delen of te onder­zoe­ken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoe­ken en over het resultaat van de behandeling en/of het onder­zoek bericht te geven aan het lid dat het voor­stel, de klacht of de wens heeft ingediend.

ü  Zij hebben de plicht het be­stuur in kennis te stellen van wijziging van hun persoonsgegevens, verwijzen naar art. 4 van onderhavig reglement.

ü  Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van het lidgeld of mogelijk inschrijvingsgeld bij bepaalde clubactiviteiten.

ü  Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging en daarnaast ook van de richtlijnen opgesteld door de federatie.

 

 

Artikel 8 – Straffen   

ü  In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.

ü  Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het begin­sel van hoor en weder­hoor, naast een straf welke aan een lid wordt gegeven door de tuchtcommissie van de federatie, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.

ü  Bij een beslissing als bedoeld in lid 2 van dit artikel heeft het desbetreffen­de lid een beroepsmoge­lijkheid bij de Algemene Vergadering van de vereni­ging. Dit beroep dient, 6 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhan­gig te worden gemaakt bij de algemene vergadering middels aangete­kend schrij­ven te richten aan de secretaris van de vereni­ging.

 

Artikel 9 – Clubbestuur / vergaderingen

ü  Onder het clubbestuur valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, elders in het huishoudelijk regle­ment of in andere reglementen:

Ø  de algemene leiding van zaken;

Ø  de uitvoering van de door de ‘algemene vergade­ring’ genomen beslui­ten;

Ø  het toezicht op de naleving van de statuten en regle­men­ten.

Ø  benoeming, ontslag en schorsing van leden van de vereniging.

ü  Het clubbestuur vergadert volgens een vooraf vastge­steld rooster. De data van de vergaderingen zal opgenomen worden in het laatste verslag van de bestuursvergadering van het kalenderjaar.           

ü  Een oproep voor een vergadering dient minstens twee dagen (48 uur) voor aanvang van de vergadering in het bezit van de be­stuursle­den te zijn, terwijl een verga­dering op verzoek van be­stuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.

ü  Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de be­stuursleden aanwezig is.

ü  De Algemene Vergadering vergadert minstens één maal per jaar en zo dikwijls als de ‘werkende leden’ zulks wensen rekening houdende met de regels voorzien in de statuten.

 

Artikel 10 Bestuursorgaan (raad van bestuur)

ü  Het bestuursorgaan is samengesteld uit minstens 3 leden, die als verantwoordelijk bestuurder in het UBO-register worden geregistreerd

ü  Het bestuursorgaan kiest in zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.  

ü  Het bestuursorgaan neemt alle beslissingen welke niet kunnen uitgesteld worden tot een gewone bestuursvergadering en deelt zijn besluiten dienaangaande ter bekrachtiging op de eerstvolgende vergadering mede.

 

ü  Taken van de voorzitter:

Ø  geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele vereni­gingsleven;

Ø  is woordvoerder bij officiële vertegenwoordigingen;

Ø  zorgt voor de contacten met gemeentelijke en andere overheden;

Ø  stelt de agenda van de vergaderingen op en stuurt deze minstens twee dagen (48 uur) voor de vergadering naar de overige bestuursleden;

Ø  stelt de agenda van de statutaire Algemene Vergadering op en stuurt deze minstens vijftien dagen voor de vergadering naar de ‘werkende leden’ van de vzw;

Ø  waakt over het goede verloop van de vergaderingen;

Ø  zorgt ervoor dat het beleid en/of de beslissingen, vastgelegd tijdens de vergaderingen, in praktijk uitgevoerd worden;

Ø  zorgt voor de coördinatie tussen de verschillende bestuursleden en zal ook tussenkomen wanneer niet duidelijk is wie van de bestuursleden bevoegd is;

Ø  stelt een Huishoudelijk Reglement op;

Ø  bij conflicten treedt hij op als bemiddelaar en zorgt ervoor dat de strijdende partijen zich verzoenen;

Ø  delegeert de praktische uitvoering naar andere bestuursleden;

Ø  is medetitularis van de clubrekening.

 

ØTaken van de secretaris:

Ø  voert alle correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, onderte­kent alle van hem uitgaande stukken, is ver­plicht afschriften ervan te houden en deze evenals de inge­komen stukken te bewaren (digitale back-up);

Ø  heeft het beheer over het archief en is aan­sprakelijk voor goederen die hem vanuit de vereniging zijn toever­trouwd;

Ø  houdt een lijst bij, waarin de na­men, adres­sen en communicatiegegevens van alle leden, ereleden, sponsors en werkende leden zijn opgeno­men;

Ø  is notulist tijdens vergaderingen en bezorgt de andere bestuursleden binnen een termijn van twee weken een verslag van de voorbije vergadering;

Ø  is contactpersoon bij de Wandelfederatie en volgt de federatiereglementering op

Ø  zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en de opvolging van de wettelijke bepalingen dienaangaande;

Ø  zorgt voor tijdige elektronische verzending van ‘nieuwsbrieven’ en ‘flashberichten’

Ø  is medetitularis van de clubrekening.

 

ØTaken van de penningmeester:

Ø  beheert de gelden van de vereniging;

Ø  zorgt voor het innen van de aan de vereniging toeko­mende gel­den en draagt zorg voor alle door het be­stuur en de algeme­ne vergadering goedge­keurde uitgaven;

Ø  houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven, dit gebeurt op digitale wijze;

Ø  voert de briefwisseling, voor zover deze be­trekking heeft op de uitvoe­ring van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde ta­ken, ondertekent alle van hem uitgaande stuk­ken, is verplicht afschrif­ten te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder ge­noemde taken betrekking hebben­de ingekomen stukken te bewaren;

Ø  brengt in de algemene vergadering verslag uit van de finan­ciële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelo­pen vereni­gingsjaar en een begroting voor het komende verenigings­jaar;

Ø  brengt jaarlijks de fiscale verplichtingen in orde;

Ø  doet de administratie aangaande de gemeentelijke subsidiereglementering;

Ø  is hoofdtitularis van de clubrekening. 

ü  Bij gemeen overleg kunnen diverse taken binnen de raad van bestuur onderling overgedragen worden.

 

Artikel 11 Het clubbestuur (dagelijks bestuur)

ü  Het clubbestuur kiest in haar midden een ondervoorzitter.

ü  Om de goede werking van de vereniging te verzekeren wordt het ‘bestuursorgaan’ waar nodig aangevuld met bestuursleden voor de invulling van de specifieke taak van :

 

ü  Ondervoorzitter

Ø  neemt bij afwezigheid van de voorzitter tijdelijk het voorzitterschap waar en voert diens taken uit;

ü  Parkoersmeester

Ø  hij bereidt alle in te richten tochten voor;

Ø  heeft de leiding bij het voorbereiden van elke tocht en zorgt dat de nodige materialen beschikbaar zijn voor de medewerkers;

Ø  stelt de bepijling-teams samen en geeft hen de nodige info en instructies

Ø  beheert en bewaart de parcoursplannen (digitaal);

Ø  maakt de nodige promotie voor de tochten d.m.v. flyers en affiches;

Ø  zoekt naar degelijke start- en controleplaatsen;

Ø  maakt de nodige aanwijzingsborden voor parcours en kaarten;

ü  Kwaliteitsverantwoordelijke tochten en/of evenementen

Ø  werkt nauw samen met de parkoersmeester;

Ø  bezoeken van mogelijke start- en controlezalen;

Ø  onderhandelingen voeren met zaaluitbaters;

Ø  medewerkers contacteren en taakverdeling / werkschema opstellen;

Ø  zorgt er mee voor dat de nodige materialen voorhanden zijn;

Ø  doet de bestellingen i.v.m. eetwaren en dranken, eventueel met een medewerker;

Ø  staat in voor de nodige vergunningen en attesten voor parkoers;

Ø  doet het nodige om de gebruikte accommodaties na de tocht / evenement zo snel mogelijk te ontruimen en netjes achter te laten;

Ø  is mede-titularis van de clubrekening

üMateriaalmeester-Logistiekverantwoordelijke

Øbeheert en verzorgt alle materialen die eigendom zijn van de vereniging;

Øpresenteert jaarlijks een inventarislijst aan het bestuur in de maand december;

Øzorgt voor de vervanging van versleten en kapotte materialen.

ü  PR-verantwoordelijke

Ø  Vertegenwoordigt de vereniging waar wenselijk;

Ø  Zorgt voor sponsoring clubblad / website.

ü  Overige bestuursleden die voornoemde leden helpen bij hun  taken.

ü  Bij gemeen overleg kunnen diverse taken binnen het clubbestuur onderling overgedragen worden.

 

Artikel 12 – Bestuursmandaat

ü  Om tot bestuurder gekozen te worden moet men lid van de vereniging zijn.

ü  Het bestuursmandaat is onbezoldigd.

ü  Bestuurders worden bij gewone meerderheid van stemmen door de algemene vergadering benoemd voor een termijn van onbepaalde duur.

ü  Een bestuurder wordt geacht ontslag te nemen wanneer hij/zij niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om bestuurder te worden in de vzw, zoals bepaald in de statuten.

ü  Elke bestuurder kan ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving (brief of mail) aan het bestuursorgaan. Wanneer een bestuurder ontslag neemt, moet hij in functie blijven totdat de algemene vergadering redelijkerwijs in zijn vervanging heeft kunnen voorzien.

ü  Het mandaat van bestuurder kan op elk moment worden beëindigd door de algemene vergadering met een gewone meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen

 

Artikel 13 – Terugbetaling gemaakte onkosten

ü  De raad van bestuur is bevoegd om de door bestuursleden gemaakte onkosten terug te betalen voor zover het gaat om verplaatsingsonkosten en aankopen noodzakelijk om de goede werking van de club te verzekeren. Onkosten van verblijf bij prospectiebezoek zullen door de raad van bestuur geval per geval behandeld worden.

ü  Terugbetaling kan enkel gebeuren na voorlegging van een factuur of boekhoudkundig document.

ü  Verplaatsingsonkosten kunnen per km nooit hoger zijn dan de wettelijk geldende maximum.

ü  De vereniging beschikt over een “document onkostenvergoeding” dat kan aangevraagd worden bij de penningmeester.

ü  Onder geen beding mag de bankkaart van de club gebruikt worden voor persoonlijke aankopen.

ü  De eventuele terugbetaling van herstellingskosten aan privé voorwerpen, waarvan het gebruik noodzakelijk is om de toegewezen taken naar behoren uit te voeren, moet als agendapunt van een bestuursvergadering behandeld worden.

 

Artikel 14 Uitstappen per autocar

ü  Deelnameprijs : Zal kenbaar gemaakt worden bij aankondiging van de uitstap en in deze prijs is steeds inbegrepen :  huur v/d bus + drinkgeld chauffeur + inschrijving wandeling (zonder sticker) en één basisconsumptie.

ü  Vertrekplaats : Basiliek Edegem, Hovestraat 58, 2650 Edegem

ü  Vertrekuur : 08:00 uur tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de nieuwsbrief

ü  Terugreis : Samenkomst op het afgesproken punt om 16.30 uur, tenzij een ander tijdstip wordt medegedeeld.

ü  Autocar : Gelieve steeds voor een tweede paar schoenen te zorgen zodat u bij de terugreis de bus kan betreden met proper schoeisel.

ü  Hoe gaan we te werk ? Onze secretaris bezorgt de organiserende club een deelnemerslijst met de scancodes van onze leden. Zij leggen voor ons de betalingsbewijzen en de basisconsumpties klaar, die door iemand van ons bestuur afgehaald worden. De groep wacht aan de ingang van de startzaal.  Op die manier kunnen we alles netjes verdelen. Loop dus niet weg vooraleer je alles hebt ontvangen.  Zo vermijden we fouten en onnodig zoekwerk.

ü  Niet-clublid :  Enkel bij voorafgaandelijk akkoord van een bestuurslid kan een niet-clublid meereizen mits betaling van de deelnameprijs, voor zover de autocar niet volzet is (m.a.w. onze leden hebben altijd voorrang). Het niet-clublid staat zelf in voor zijn inschrijving in de startzaal en krijgt ook geen basisconsumptie.
Aangezien de busmaatschappij een vaste prijs aanrekent ongeacht het aantal deelnemers zullen afzeggingen na uiterste inschrijvingsdatum niet terugbetaald worden zonder geldige redenen, tenzij in geval van ziekte en een medisch attest kan worden voorgelegd.

 

Artikel 15 Betalende activiteiten

ü  Inschrijvingen bij activiteiten waarvoor door de club een bijdrage aan het lid wordt gevraagd zijn slechts geldig na betaling van het volledige bedrag op de clubrekening IBAN: BE91 9795 3583 5176 – BIC: ARSPBE2. De volgorde van betaling vormt de volgorde van toewijzing (of inschrijving).

ü  Indien er meer vraag is dan aanbod, zal voor de toewijzing van een plaats rekening gehouden worden met de volgorde van betaling.

ü  Voor alle activiteiten zijn de bestuursleden per definitie ingeschreven.

ü  Om vergissingen te voorkomen steeds op uw overschrijving vermelden waarvoor u betaalt en voor wie ( lidgeld Jan Klaasen, busreis Brugge, clubwandeling Meerhout, enz.).

ü  Afzeggingen kunnen tot de uiterste inschrijvingsdatum per mail of telefoon bij de secretaris of voorzitter.

ü  Afzeggingen na de uiterste inschrijvingsdatum worden slechts terugbetaald mits voorlegging van een medisch attest of andere geldige reden. Bij ontstentenis hiervan zal men slecht dat gedeelte van de persoonlijke bijdrage terugbetaald krijgen dat de club kan recupereren.

ü  Bij meerdaagse reizen waarbij een annulatieverzekering is genomen zal de verzekering tussenkomen, in geval er geen annulatieverzekering is genomen zal slechts dat gedeelte van de persoonlijke bijdrage terugbetaald worden dat de club kan recupereren.

 

Artikel 16 Nieuwsbrief - Website

ü  Tweemaandelijks wordt een ‘Nieuwsbrief’ opgesteld waarin een overzicht wordt gegeven van de voorbije en de komende clubactiviteiten. De leden die over een mailadres beschikken ontvangen een elektronisch versie, de overige leden ontvangen een papieren versie. 

ü  De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereni­ging in het algemeen niet schaden.

ü  Dringende mededelingen zullen tussentijds met een ‘Flashbericht’ aan de leden overgemaakt worden.

ü  De club heeft een website : http://dedauwstappersedegemvzw.jimdofree.com

ü  Activiteiten zullen ook kenbaar gemaakt worden op onze Facebook-pagina https://www.facebook.com/wsv.de.dauwstappers.edegem.vzw

ü  Er werd ook een Instagram-account is opgemaakt onder de naam wsv_de_dauwstappers_edegem_vzw

 

Artikel 17 – Sponsoring

Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

 

Artikel 18 – Overdracht taken bij ontslag.

ü  Alle administratieve en financiële stukken, evenals materiaal eigendom van de club, dienen te worden overgedragen aan de voorzitter zo snel mogelijk na kennisgeving van het ontslag of uiterlijk op de einddatum van de overeengekomen opzegtermijn.  Een vlotte overname is in het belang van de vereniging.

 

Artikel 19 – Wijziging van het huishoudelijk reglement

ü  Het bestuursorgaan vaardigt alle interne reglementen uit die hij nodig oordeelt. Dergelijk intern reglement kan geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met het WVV of de statuten.

ü  Indien het bestuursorgaan het intern reglement wijzigt is ze verplicht dit op de agenda en in de notulen van het bestuursorgaan op te nemen. De statuten bevatten een verwijzing naar de laatste goedgekeurde versie van het intern reglement.

 

Artikel 20 – Slotbepalingen

ü  Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.

ü  Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig de volledige tekst gecommuniceerd aan alle leden.

ü  Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit regle­ment treden in werking 14 dagen na het ver­schij­nen van het clubblad of nieuwsbrief waarin de tekst van het regle­ment is opgeno­men.

 

Artikel 21 – Goedkeuring van het Huishoudelijk Reglement (HR)

ü  Het Huishoudelijk Reglement (HR) werd goedgekeurd tijdens de zitting van het bestuursorgaan d.d. 11/09/2023